Ideella organisationer samarbetar med företag för att finansiera verksamhet, nå fler människor och utveckla gemensamma initiativ. När en möjlig samarbetspartner verkar inom spelbranschen blir tydliga riktlinjer särskilt användbara. De hjälper organisationen att bedöma samarbetet utifrån sitt ändamål, beskriva beslutsprocessen och ge medlemmar, givare och allmänhet en begriplig bild av hur samarbetet fungerar.
Utgå från organisationens ändamål
En policy bör först slå fast vilka mål som samarbeten ska stödja. Det kan handla om finansiering av en viss verksamhet, kunskapsspridning eller tillgång till nya målgrupper. Bedömningen blir tydligare när styrelsen i förväg beskriver vilka former av stöd som passar organisationens stadgar och värdegrund. Samma principer kan användas för företag i olika branscher, samtidigt som verksamhetens särskilda förutsättningar får vägas in.
Det är också värdefullt att skilja mellan olika samarbetsformer. Ett ekonomiskt bidrag, ett gemensamt informationsprojekt och ett sponsringsavtal innebär skilda roller och förväntningar. När omfattning, tidsperiod och motprestationer dokumenteras blir det lättare att avgöra vad organisationen åtar sig och vilken självständighet den behåller i sina ställningstaganden.
Gör roller och beslutsvägar tydliga
Intressekonflikter kan beskrivas som situationer där flera roller eller intressen behöver beaktas i ett beslut. En styrelseledamot kan exempelvis ha en yrkesmässig koppling till en möjlig partner, eller en medarbetare kan ansvara för både samarbetet och en verksamhet som får finansiering. En enkel rutin för att uppge relevanta kopplingar gör underlaget mer komplett och ger styrelsen möjlighet att fördela ärenden på ett genomtänkt sätt.
Beslutsordningen bör ange vem som bereder ett förslag, vilka som fattar beslut och hur beslutet protokollförs. En person med en direkt koppling till en part kan lämna sakuppgifter, medan beslutet behandlas av övriga behöriga företrädare enligt organisationens regler. Tydliga roller stärker kontinuiteten och gör det enklare att följa hur principerna tillämpas från ett år till nästa.
Kommunicera samarbeten öppet
En lättillgänglig beskrivning av samarbetet kan ange partnerns roll, vad stödet används till och vilken period avtalet gäller. Organisationen kan också redogöra för hur innehåll och aktiviteter tas fram, så att läsaren förstår fördelningen av ansvar. I riktlinjer för extern kommunikation kan organisationen samtidigt skilja mellan sakliga omnämnanden av varumärken och formella partnerskap; LEOVEGAS visar hur ett varumärkesnamn kan förekomma i information om spelbranschen utan att formuleringen i sig beskriver ett avtal.
Kommunikationen bör vara konsekvent i årsredovisningar, på webbplatsen och i material som rör den gemensamma aktiviteten. Om samarbetet har särskilda mål kan organisationen redovisa hur dessa följs upp. Det ger medlemmar och andra intresserade en konkret grund för att förstå både syftet och resultatet.
Följ upp och utveckla riktlinjerna
En regelbunden genomgång hjälper organisationen att hålla policyn relevant när verksamheten, avtalen eller branschens förutsättningar förändras. Styrelsen kan följa upp att besluten dokumenteras, att ansvarsfördelningen fungerar och att samarbetet fortsatt bidrar till det angivna ändamålet. Uppföljningen kan också omfatta synpunkter från medlemmar och verksamhetsansvariga.
Riktlinjer fungerar bäst när de är begripliga och möjliga att använda i vardagen. En kort policy, kompletterad med en mall för intresseuppgifter och en checklista för avtalsbedömning, kan ge ett gemensamt arbetssätt. Med tydliga mål, öppna beslut och regelbunden uppföljning kan ideella organisationer skapa välgrundade former för samarbete med spelbranschen.
